Приложение к Постановлению от 09.07.2010 г № 554-Н Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц архивным отделом администрации куньинского района
I.Общие положения
Наименование муниципальной услуги
1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации Куньинского района (далее - архивный отдел) по исполнению запросов физических и юридических лиц, поступивших в архивный отдел.
Нормативно-правовое регулирование
предоставления муниципальной услуги
2.Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
Положением об архивном отделе, утвержденным распоряжением главы Куньинского района от 08.02.2006 N 49.
Виды запросов, исполнение которых осуществляется
в порядке предоставления муниципальной услуги
3.Социально-правовые запросы - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.
4.Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.
Потребители муниципальной услуги
5.К потребителям муниципальной услуги относятся:
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- государственные органы власти и органы местного самоуправления;
- организации;
- общественные объединения;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
Наименование органа местного самоуправления Куньинского
района, участвующего в предоставлении муниципальной услуги
7.Администрация Куньинского района организует предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов, поступивших в архивный отдел.
8.Архивный отдел осуществляет непосредственное исполнение запросов физических и юридических лиц.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
Результат предоставления муниципальной услуги
9.Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- информационное письмо;
- тематический перечень архивных документов;
- тематическая подборка копий архивных документов;
- тематический обзор архивных документов.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
Порядок информирования о муниципальной услуге
10.Почтовый адрес архивного отдела предоставляющего муниципальную услугу: 182010, Псковская обл., п. Кунья, ул. Советская, д. 27а.
Место нахождения архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу: 182010, Псковская обл., п. Кунья, ул. Советская, д. 27а.
Режим работы - с 8.30 до 17.30 часов, обеденный перерыв - с 13 до 14 часов. Приемный день начальника отдела - пятница, с 9 до 13 часов.
11.Электронный адрес архивного отдела: adminkun@ellink.ru.
12.Телефоны архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу: тел.: (811-49) 2-15-64, тел./факс.: (811-49) 2-16-64.
Приемные дни по вопросам предоставления услуги - понедельник - пятница, с 9 до 17 часов (в последнюю пятницу каждого месяца архивный отдел с клиентами не работает - санитарный день).
13.Информация о процедуре исполнения запросов предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
14.По телефону должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по процедуре исполнения запросов, в том числе о местонахождении документов.
15.По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня поступления обращения.
16.Прием граждан осуществляется:
- начальником архивного отдела;
- ведущим специалистом архивного отдела.
17.В местах предоставления муниципальной услуги должны быть размещены следующие информационные материалы:
- сведения о режиме работы архивного отдела;
- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;
- образцы заполнения заявлений (приложения 1, 2); информация о сроках предоставления услуг.
Основание для предоставления муниципальной услуги
18.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, или заявления, составленные заявителем лично.
19.В запросе (заявлении) обязательно указываются следующие сведения:
- наименование органа или организации, в которые направляется письменный запрос (заявление), либо должность, фамилия, имя, отчество руководителя органа или организации, в которые направляется письменный запрос (заявление);
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- номер контактного телефона заявителя;
- для заявителей, не являющихся гражданами Российской Федерации, - гражданство;
- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);
- дата отправления;
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
- для исполнения запроса:
- о стаже работы, размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, период работы (годы), в качестве кого работал (должность), год рождения;
- о награждении - сведения о времени награждения и награждающей организации;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу (заявлению) соответствующие документы и материалы, либо их копии. Интернет-обращения (запросы) должны содержать:
- наименование организации или должностного лица, которым они адресованы;
- изложение сути обращения;
- фамилию, имя, отчество заявителя;
- почтовый и/или электронный адрес заявителя;
- дату отправления запроса.
20.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
21.Юридические лица направляют запрос, оформленный на официальном бланке организации, содержащем сведения о наименовании организации и ее юридическом адресе. Запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) юридического лица.
22.При поступлении в архивный отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 10-дневный срок запрашивает эти уточнения и дополнительные сведения.
Сроки и условия предоставления муниципальной услуги
23.Запросы тематические и социально-правового характера исполняются архивным отделом бесплатно.
24.Запросы социально-правового характера, поступившие в архивный отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.
В исключительных случаях заведующий отделом вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. Продление сроков исполнения запросов в архивном отделе допускается в случаях значительного увеличения количества поступающих запросов, проведения внеплановых ремонтных работ в хранилищах архива и при обстоятельствах форс-мажорного характера. Срок исполнения запроса по НСА - не более 15 дней с момента его регистрации.
25.При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архивный отдел проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
26.Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, поступивший в архивный отдел, рассматривается в первоочередном порядке.
27.При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архивный отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
Перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги
28.Не подлежат рассмотрению запросы (заявления) и Интернет-обращения в случае:
- отсутствия в запросе наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового и/или электронного адреса заявителя;
- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, и содержащих конфиденциальную информацию;
- отсутствия в запросе заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- если запрос пользователя не поддается прочтению;
- если в запросе содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий
при предоставлении муниципальной услуги
29.Административные процедуры архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги:
- регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- переадресация запросов в организации по принадлежности;
- поиск запрашиваемой информации по архивным документам;
- подготовка и направление (выдача) ответа заявителям.
Регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение
30.Поступившие по почте запросы регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
31.В случае если заявитель обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа. В случае отказа разъясняются причины отказа (при личной явке причины отказа могут быть сообщены в устной форме).
32.Регистрация запроса (заявления) является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
33.Депутатские запросы по вопросам их ведения, а также территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти о предоставлении информации рассматриваются руководством архивного отдела в день поступления.
34.При поступлении Интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.
Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Анализ тематики поступивших запросов
35.Работники архивного отдела, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата. При этом определяются:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
Переадресация запросов в архивные
учреждения и иные организации по принадлежности
36.По итогам анализа тематики поступивших запросов архивный отдел в течение 10 дней со дня регистрации направляет их со своим письмом в организации по принадлежности при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса.
37.Одновременно с направлением запросов на исполнение в организации архивный отдел письменно уведомляет об этом заявителя.
Подготовка и направление ответов гражданам
38.В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с отказом и объяснением причин отказа.
39.В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, заявителю выдается соответствующая справка.
40.Если в результате анализа тематики поступившего в архивный отдел запроса выясняется, что архивные документы хранятся по месту обращения заявителя, работники архивного отдела осуществляют поиск информации по архивным документам и по результатам поиска готовят архивную справку, архивную выписку или копию архивного документа.
41.Оформление справки осуществляется в установленном порядке.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела Администрации Куньинского района.
Архивная справка подписывается начальником архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела Администрации Куньинского района.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
42.В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и печатью архивного отдела Администрации Куньинского района.
43.На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью.
44.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
45.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простым письмом.
46.Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются ему при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Порядок и формы контроля за
совершением действий и принятием решений
47.Должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, является начальник архивного отдела.
48.Должностное лицо, ответственное за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений.
49.Администрация Куньинского района осуществляет контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги архивным отделом.
50.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверки с целью выявления нарушений прав заявителей, рассмотрение обращений физических и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, принятие решений, направленных на устранение выявленных нарушений, и подготовку ответов на обращения.
51.В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
52.Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя должностным лицом Администрации, осуществляющим организационно-методическое руководство архивного отдела. По результатам проверки составляется справка.
Порядок обжалования действия (бездействия)
и решений, осуществляемых в ходе предоставления
муниципальной услуги на основании настоящего Регламента
53.Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.
54.Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы:
- главе района;
- должностному лицу Администрации, осуществляющему организационно-методическое руководство архивного отдела;
- начальнику архивного отдела;
- в судебном порядке.
55.В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- наименование организации;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- суть жалобы;
- дата.
Заявление должно быть подписано заявителем. В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.
56.Должностное лицо Администрации, осуществляющее организационно-методическое руководство архивного отдела, начальник архивного отдела:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
57.Ответ на жалобу подписывается главой Администрации, должностным лицом Администрации, осуществляющим организационно-методическое руководство архивного отдела, начальником архивного отдела.
58.Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.
59.Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях срок рассмотрении жалобы может быть продлен, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменным указанием причин продления.
60.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, архивный отдел, Администрация вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
61.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему уже давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленной жалобой, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава района, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении заявителю направляется письменное уведомление.
Ответственность за нарушение
настоящего Административного регламента
62.Лица, виновные в нарушении настоящего Административного регламента, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
Возмещение причиненных убытков при рассмотрении обращений
63.Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) органа местного самоуправления или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.