Приложение к Распоряжению от 28.08.2006 г № 2194-Р Положение
Положение об архиве администрации города Пскова
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Документы Администрации города Пскова, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и являются муниципальной собственностью. Эти документы подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Псковской области в соответствии с договором передачи после истечения ведомственного срока хранения, установленного федеральным архивным законодательством.
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в Администрации.
1.2.Администрация города Пскова обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми федеральным органом государственной власти по управлению архивным делом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации.
За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ руководители структурных подразделений, допустивших утрату и порчу, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3.В целях обеспечения сохранности, учета, а также научного и практического использования документов до сдачи их в государственный архив в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Псковской области от 13.01.2006 N 524-ОЗ "Об архивном деле в Псковской области", действует архив в составе организационного отдела. Ведение архива осуществляет ведущий специалист организационного отдела.
Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4.Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается с ЭПМК Государственного архивного управления Псковской области и утверждается руководством Администрации города.
2.СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В архив поступают законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.1.Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации города и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
3.ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1.Основными задачами архива являются:
3.1.1.Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2.Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3.Подготовка, и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.
3.1.4.Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений Администрации города в соответствии с номенклатурой дел.
3.2.В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1.Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации города, обработанные в соответствии с установленными требованиями.
3.2.2.Составляет и предоставляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Администрации и экспертно-проверочной и методической комиссии (ЭПМК) Государственного архивного управления Псковской области.
3.2.3.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.4.Организует использование документов:
- информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива;
- в установленном порядке выдает дела, документы и копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве, и ведет журнал выдачи дел из хранилища;
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
- участвует в работе экспертной комиссии Администрации города;
- подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в госархив Псковской области документы Архивного фонда РФ;
- составляет номенклатуру дел Администрации города, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации города.
4.ПРАВА АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
- запрашивать от структурных подразделений Администрации города сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях и органах управления Администрации города.
5.РУКОВОДСТВО
Круг обязанностей ведущего специалиста организационного отдела определяется должностной инструкцией, утвержденной руководством Администрации города.
6.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
Начальник организационного отдела совместно с ведущим специалистом несет ответственность за сохранность документов, хранящихся в архиве, и за достоверность предоставляемых гражданам сведений.
7.ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Архив взаимодействует:
- со структурными подразделениями Администрации города по вопросам комплектования документами, состав которых предусмотрен п. 2 настоящего Положения;
- с гражданами по исполнению их запросов социально-правового характера.