Постановление от 13.05.2011 г № 635
Об утверждении Административного регламента оказания муниципальной услуги «Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 21-ФЗ "Об организации и регистрации государственных и муниципальных услуг", в целях реализации интересов граждан при исполнении органами местного самоуправления муниципальных услуг, обеспечивающих публичность, открытость и общедоступность данной деятельности, повышения качества и достоверности муниципальной услуги в муниципальном образовании "Великолукский район", в соответствии с частью 2 статьи 4 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", во исполнение постановления Администрации Великолукского района N 1745 от 14.12.2009 "Об утверждении Положения о муниципальных услугах (работах) в муниципальном образовании "Великолукский район" и "Порядка формирования и ведения реестра муниципальных услуг (работ) муниципального образования "Великолукский район" Администрация Великолукского района постановляет:
1.Утвердить Административный регламент оказания муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива".
2.Опубликовать данное постановление в районной газете "Наш путь" и разместить в сети Интернет на официальном сайте Администрации Великолукского района.
3.Настоящее постановление вступает в силу со дня его опубликования.
4.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на архивный отдел Управления делами (Харченко Г.Б.).
Глава района
И.В.КАЛАШНИКОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ВЕЛИКОЛУКСКОГО РАЙОНА
О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА"
I.Общие положения
Наименование муниципальной услуги
1.Типовой Административный регламент архивного отдела (муниципального архива) Администрации Великолукского района (далее - архивный отдел) о предоставлении муниципальной услуги предоставления документов для исследователей (пользователей) в читальный зал архива (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги.
Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги
2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета", 25.12.1993, N 37);
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);
Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007 г., N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007);
Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51;
Законом Псковской области от 13 января 2006 года N 524-ОЗ "Об архивном деле в Псковской области";
нормативным актом муниципального образования об утверждении Положения об архивном отделе Администрации муниципального образования.
Орган по предоставлению муниципальной услуги
3.Муниципальная услуга по предоставлению документов для исследователей в читальный зал архива осуществляется архивным отделом Администрации Великолукского района.
Результат предоставления муниципальной услуги
4.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- выдача архивных документов для исследования и получения необходимой информации.
Описание пользователей муниципальной услуги
5.Муниципальная услуга предоставляется физическим лицам:
- ведущим исследование по личной инициативе,
- ведущим научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений,
- выполняющим служебное задание.
6.Все исследователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам муниципального архива.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
7.Плата за посещение читального зала муниципального архива и пользование архивными документами не взимается.
Порядок информирования о муниципальной услуге
8.Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.
9.Место нахождения архивного отдела Администрации Великолукского района: 182100, Псковская область, г. Великие Луки, пр. Ю.Гагарина, д. 6.
Режим работы архивного отдела Администрации Великолукского района:
понедельник - пятница: 9.00 - 18.00;
перерыв: 13.00 - 14.00;
суббота, воскресенье - выходной.
Контактные телефоны: 3-08-31, 3-86-65, 3-77-63;
Адрес электронной почты: e-mail: raiadmin@mart.ru.
10.Информация о порядке и процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется:
при личном обращении;
по телефону;
по письменным обращениям, направленным то почте;
по электронной почте (при наличии).
При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме специалист архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил пользователь, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Информирование о предоставлении муниципальной услуги при личном обращении граждан или по телефону не должно превышать 10 минут.
При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес пользователя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.
Личный прием осуществляется согласно графику приема пользователей в порядке очереди без предварительной записи.
Основание для предоставления муниципальной услуги
11.Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление исследователя или письмо направляющей организации, поступившие в адрес архивного отдела.
12.В личном заявлении указываются:
- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- тема и хронологические рамки исследования;
- личная подпись и дата.
В письме направляющей организации указываются:
- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- должность, если выполняется служебное задание;
- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа;
- тема и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя.
Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.
13.Все исследователи при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.
Сроки предоставления муниципальной услуги
14.Научно-справочный аппарат к документам архива предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3-х дней.
Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
15.Основанием для отказа в предоставлении услуги является:
- плохое физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.
16.Основанием для отсрочки в предоставлении услуги является:
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);
- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирование заказных материалом на выставке;
- выдача их другому пользователю;
- если архивные документы не прошли упорядочение.
III.Требование к размещению и оформлению помещений архивного отдела
Требования к оформлению входа в здание
17.Расположение здания (строения), в котором находится архивный отдел, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности для пользователей.
Помещение, в котором расположен архивный отдел, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа пользователей.
Центральный вход в здание (помещение) должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:
полное наименование;
местонахождение;
режим работы.
Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.
Требования к местам предоставления муниципальной услуги
18.Помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
19.В помещении архивного отдела исследователю должно быть предоставлено место для работы с документами, оборудованное осветительным прибором.
20.В помещениях архивного отдела должна быть предусмотрена возможность для копирования архивных документов.
IV.Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
21.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием документов о допуске в читальный зал;
- анализ тематики исследования;
- выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел;
- выдача архивных документов в соответствии с заказом согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.
Блок-схема последовательности действий архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
Прием документов о допуске в читальный зал
22.Разрешение на работу в читальном зале муниципального архива дается руководителем архивного отдела при предоставлении личного заявления или письма направляющей организации (приложение N 2).
23.Разрешение на допуск в читальный зал дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.
24.В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.
25.Все пользователи знакомятся с действующими Правилами работы в читальных залах (приложение N 3) и заполняют анкету установленного образца (приложение N 4).
26.Пользователь обязан регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала.
Анализ тематики исследования
26.Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в муниципальном архиве документах.
Выдача справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) пользователю
27.Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.), в том числе в электронной форме, предоставляются на срок не более 5-ти рабочих дней.
Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.
28.Для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по установленной форме (приложение N 5).
Выдача архивных документов
29.Пользователю предоставляются архивные документы только по теме его исследования.
30.Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую предоставленную единицу хранения.
Единовременно может быть выдано 10 - 20 дел сроком до 1 месяца, особо ценные документы - сроком до 2 недель. Продление сроков использования архивных документов устанавливается руководителем архивного отдела.
31.Перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния.
Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
- особо ценные документы;
- несброшюрованные архивные документы;
- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
- дела, содержащие автографы, графические документы, гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
32.После завершения работы пользователи передают архивные документы специалисту архивного отдела для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.
33.По просьбе пользователя может осуществляться ксерокопирование архивных документов.
34.Муниципальная услуга считается завершенной после получения исследователем архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.
V.Порядок и формы контроля совершения действий и принятия решений
35.Текущий контроль по соблюдению последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностным лицом Администрации муниципального образования, курирующего архивный отдел.
36.Для проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные и гражданские служащие Администрации.
Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Текущий контроль осуществляется путем проведения рабочей группой проверок соблюдения и исполнения специалистом, ответственным за предоставление муниципальной услуги, положений настоящего Регламента.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
Периодичность проведения плановых проверок определяется в соответствии с полугодовыми планами работы архивного отдела.
Проведение проверок во внеплановом порядке осуществляется в связи с конкретным обращением пользователя.
Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалиста архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновному лицу осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
VI.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
37.Пользователь имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц и специалиста архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном и судебном порядке.
38.Пользователь имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение (жалобу) должностному лицу Администрации Великолукского района, курирующему архивный отдел.
39.При обращении пользователя в письменной форме, обращение (жалоба) рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в Администрации Великолукского района.
В исключительных случаях срок рассмотрения обращения (жалобы) может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего обращение (жалобу).
В письменном обращении (жалобе) пользователь в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы пользователя;
суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);
подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.
40.Должностное лицо Администрации Великолукского района, курирующее архивный отдел:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием пользователя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;
запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы в архивных учреждениях Псковской области, архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации, в государственных органах, органах местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.
Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги.
Пользователю, направившему обращение (жалобу), в письменной форме сообщается о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
Ответ на обращение (жалобу) подписывается должностным лицом Администрации Великолукского района, курирующего архивный отдел, и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении (жалобе).
41.Обращение (жалоба) считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
42.Обращение (жалоба) остается без рассмотрения в следующих случаях:
если в обращении (жалобе) не указаны необходимые в соответствии с настоящим Регламентом данные о пользователе;
в случае если текст обращения (жалобы) не поддается прочтению;
в случае если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии (бездействии);
в случае если обращение (жалоба) содержит оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностных лиц и (или) специалистов архивного отдела, а также членов их семей.
Если в обращении (жалобе) пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в адрес должностного лица Администрации Великолукского района, курирующего архивный отдел, обращениями (жалобами) и при этом в данном обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с пользователем по данному вопросу.
О данном решении пользователь, направивший жалобу, должен быть письменно уведомлен в течение 30 дней с момента регистрации очередного обращения (жалобы) на действие (бездействие) специалиста архивного отдела.
Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется пользователю в течение 30 дней с момента его регистрации.
43.Если пользователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения его обращения (жалобы), или решение по данному обращению (жалобе) не было принято, обращение (жалоба) может быть подано:
- главе Администрации Великолукского района;
- начальнику Государственного архивного управления Псковской области, находящемуся по адресу: 180000, г. Псков, ул. Гоголя, д. 9, тел.: (8112) 66-39-91.
Пользователь вправе сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, нарушении положений настоящего Регламента, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностных лиц и специалиста архивного отдела, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностных лиц и специалиста архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, по номерам телефонов, указанным в настоящем Регламенте.
Приложения
2011-05-13 Приложение к Постановлению от 13 мая 2011 года № 635 Правила
2011-05-13 Приложение к Постановлению от 13 мая 2011 года № 635 Блок-схема
2011-05-13 Приложение к Постановлению от 13 мая 2011 года № 635
2011-05-13 Приложение к Постановлению от 13 мая 2011 года № 635
2011-05-13 Приложение к Постановлению от 13 мая 2011 года № 635