Распоряжение от 14.02.2011 г № 16-Р
Об утверждении Порядка работы с письменными и устными обращениями граждан в Администрации Великолукского района
В соответствии со статьей 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации":
1.Утвердить прилагаемый Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в Администрации Великолукского района.
2.Возложить обязанности по организации делопроизводства по обращениям граждан на главного специалиста Аппарата главы района Кононову С.П.
3.Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
И.о. главы района
Ю.Д.ВЕРИСОВ
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В
АДМИНИСТРАЦИИ ВЕЛИКОЛУКСКОГО РАЙОНА
Конституцией Российской Федерации предусмотрено право граждан направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления
1.Общие положения
1.1.Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в Администрации Великолукского района (далее - Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иными федеральными законами и нормативными правовыми актами, Уставом муниципального образования "Великолукский район".
1.2.Настоящий Порядок устанавливает систему учета, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, анализа их содержания, проведению личного приема граждан в Администрации Великолукского района.
1.3.Рассмотрение обращений граждан является прямой служебной обязанностью должностных лиц Администрации Великолукского района.
Администрация Великолукского района и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
Муниципальные служащие, работники Администрации района, осуществляющие работу с обращениями граждан в порядке исполнения поручений должностных лиц Администрации района или в порядке исполнения обязанностей муниципальной службы, считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.
1.4.В Администрации района (далее - Администрация) делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется главным специалистом Аппарата главы района.
2.Основные термины, используемые в данном Порядке
Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.
Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение принятое на собрании путем голосования или путем сбора подписей.
Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Администрации Великолукского района.
3.Прием и первичная обработка обращений
3.1.Обращения граждан в Администрацию могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа, факса, электронной почты, через Интернет-приемную на официальном сайте Администрации (http://vlukirajon.reg60.ru), а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.
3.2.Письменные обращения, адресованные главе Администрации района, заместителям главы Администрации поступают в приемную Администрации.
3.3.Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.
3.4.Служебные письма (документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятий (организаций, учреждений) и подписанные руководителем), а также письма депутатов без приложений к ним обращений граждан не регистрируются, а передаются в управление делами для регистрации.
3.5.Порядок рассмотрения обращений граждан, направленных с помощью сервиса "Интернет-приемная Администрации района".
Интернет-приемная Администрации района является дополнительным средством для обеспечения возможности обращений граждан к главе района, его заместителям.
Обращения граждан, направленные в электронном виде через Интернет-приемную Администрации района, обрабатываются главным специалистом Аппарата главы района.
Обращения граждан, поступившие в электронном виде, в соответствии с действующим законодательством, регистрируются в установленном порядке и не позднее чем в 3-дневный срок со дня получения направляются для рассмотрения исполнителям.
В обращениях (запросах), поступивших в электронном виде, в обязательном порядке указывается почтовый адрес.
Обращения (запросы) в электронном виде, поступившие с неполной или неточной информацией об отправителе, не рассматриваются.
Ответ на обращение (запрос) направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении, в срок, установленный Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Обращения и переписка в электронном виде, направляемые в Администрацию района минуя предлагаемую форму ввода, к рассмотрению не принимаются.
4.Регистрация письменных обращений граждан
4.1.Все поступающие в Администрацию письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней.
4.2.Обращение регистрируется один раз. При передаче обращения из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.
4.3.Для регистрации обращения применяется регистрационно-контрольная карточка.
4.4.На полученном обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления обращения и порядкового регистрационного номера.
4.5.В регистрационно-контрольную карточку обращения вносятся:
фамилия, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес заявителя;
вид документа;
автор, дата, индекс сопроводительного письма;
дата, индекс, поступления.
Если письмо переслано, то указывается откуда оно поступило, проставляется исходящий номер сопроводительного письма и дата его отправления.
Если письмо подписано двумя и более авторами, обращение регистрируется как коллективное.
Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но делается отметка "повторно" и указываются номера и даты поступления предыдущих обращений.
Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
Указывается количество листов письма и приложений к нему.
Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание обращения.
Указывается тема обращения согласно классификатору тем обращений.
Определяется и отмечается ответственный исполнитель.
4.6.Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение главе района, а в его отсутствие - исполняющему обязанности главы Администрации района.
4.7.Рассмотрение зарегистрированных обращений производится, как правило, в день их поступления.
Указания по исполнению документов даются в форме резолюции на контрольной карточке и включают последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции.
4.8.Рассмотренные главой района обращения возвращаются в приемную, где специалист, отвечающий за работу с обращениями граждан, вносит в регистрационно-контрольную карточку содержание резолюции и передает обращение непосредственным исполнителям под роспись.
5.Рассмотрение обращения
5.1.Обращение, поступившее в Администрацию, подлежит обязательному рассмотрению.
5.2.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
5.3.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
5.4.Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело следующие письменные обращения:
не предполагающие ответа;
не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;
не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина и основанные на общих рассуждениях автора.
5.5.Глава района, заместители главы Администрации, руководители структурных подразделений Администрации при рассмотрении обращений граждан:
обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место;
запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;
принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;
дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
5.6.При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.
Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
5.7.Требования к оформлению ответов:
подготовленный в адрес заявителя ответ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации Великолукского района, утвержденной распоряжением Администрации района от 23.10.2002 N 1008-р.
В случае рассмотрения обращения с выездом на место в ответном документе должно быть отражено данное обстоятельство.
Ответ на обращение подписывается главой района, заместителями главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями структурных подразделений (если обращение было им адресовано или им было предоставлено данное право).
Ответному документу присваивается регистрационный номер поступившего на исполнение обращения.
6.Работа с отдельными видами обращений
6.1.В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия, гражданина, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготовленном, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
6.2.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
6.3.Администрация или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
6.4.В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
6.5.В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава района, заместители главы Администрации района вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию района. О данном решении уведомляется гражданин.
6.6.В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
6.7.Письма, переданные главе района во время проведения его встреч с жителями района, регистрируются, рассматриваются безотлагательно и, как правило, ставятся на особый контроль. В регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая отметка.
6.8.Обращение, поступившее в Администрацию в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, оформляется в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка об отправке по электронной почте.
7.Сроки рассмотрения письменного обращения
7.1.Письменное обращение, поступившее в Администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
7.2.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", глава района или его заместители вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Информация о продлении сроков рассмотрения обращения вносится в регистрационно-контрольную карточку.
8.Контроль за исполнением
8.1.Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в Администрации осуществляет специалист, ответственный за работу с обращениями граждан.
8.2.Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений, информирование руководителей о состоянии исполнения обращений.
Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие исполнения.
8.3.Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после окончательного ответа и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие действующему законодательству.
8.4.Решение о снятии обращения с контроля принимается руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.
9.Отправка корреспонденции по обращениям граждан
9.1.Отправляемая корреспонденция по обращениям граждан Администрации района передается почтовой или электрической связью.
9.2.Копия зарегистрированного отправляемого документа остается у специалиста, отвечающего за работу с обращениями граждан, и оформляется на хранение в соответствии с номенклатурой дел.
9.3.Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются по назначению в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
10.Формирование и хранение дел
10.1.Обращения граждан после их разрешения в обязательном порядке возвращаются специалисту, отвечающему за работу с обращениями граждан, с копией ответа и прилагаемыми материалами для централизованного формирования и хранения.
10.2.Формирование и хранение дел постоянного и временного сроков хранения осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
10.3.Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их исполнением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов.
10.4.Срок хранения документов по обращениям граждан определяется в соответствии с п. 183 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010. Оформление архивных дел постоянного хранения обеспечивается специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан.
Завершенные дела постоянного хранения, включенные в сводную опись Администрации района, хранятся в приемной Администрации в течение трех лет, а затем передаются в архивный отдел Управления делами Администрации.
10.5.По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Администрацию района из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа о результатах рассмотрения его обращения в Администрации. Выдача гражданину копии истребуемого им письменного ответа осуществляется по предъявлении документа, удостоверяющего личность заявителя.
11.Организация личного приема гражданина
11.1.Предварительная запись на прием к главе и заместителям главы Администрации района осуществляется работником приемной ежедневно с 8.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней). Запись начинается с первого рабочего дня на текущий месяц. Запись осуществляется непосредственно в приемной или по телефону приемной 3-77-63.
Лицо, ответственное за организацию приема граждан, - главный специалист Аппарата главы района.
11.2.Личный прием граждан в Администрации района ведут глава Администрации района, заместители главы Администрации, начальники Управлений, председатели комитетов. При необходимости, для рассмотрения поставленных заявителем вопросов, в приемную может быть приглашен специалист соответствующего структурного подразделения или органа Администрации района.
11.3.В приемной ведется учет граждан, принятых на личных приемах главой района или заместителями главы Администрации района. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Если в резолюции не проставлен конкретный срок исполнения по вопросу, то контрольным сроком исполнения считается 30 дней от даты приема.
Ответы на обращения, поступившие на личном приеме, подписывают должностные лица, осуществлявшие прием граждан.
11.4.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
12.Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях
12.1.Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, на основе систематического анализа и обобщения обращений граждан ежеквартально готовит и направляет в Администрацию области и доводит до сведения главы района информацию о количестве и характере поступивших обращений граждан.
В отчете должно быть отражено:
количество поступивших обращений;
по каким основным вопросам поступили обращения;
количество повторных обращений;
количество коллективных обращений;
количество обращений, поступивших из вышестоящих органов;
количество обращений, взятых на контроль;
количество обращений, рассмотренных с выездом на место;
количество обращений, исполненных с нарушением установленных законодательством сроков;
количество граждан, принятых на личном приеме.