Приложение к Приказу от 08.12.2009 г № 254-ОД Административный регламент
Административный регламент предоставления главным государственным управлением юстиции псковской области государственной услуги по истребованию документов о регистрации актов гражданского состояния
I.Общие положения
1.Административный регламент предоставления государственной услуги по истребованию документов о регистрации актов гражданского состояния (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению государственной услуги по истребованию документов о регистрации актов гражданского состояния (далее - государственная услуга).
2.Государственную услугу предоставляет Главное государственное управление юстиции Псковской области (далее - управление юстиции), структурное подразделение Управления юстиции - отдел обработки, хранения и выдачи документов (далее - областной архив ЗАГС), территориальные подразделения Управления юстиции - управления ЗАГС городов и районов (далее - управления ЗАГС).
3.В процессе предоставления государственной услуги Управление юстиции взаимодействует с Консульским департаментом Министерства иностранных дел Российской Федерации, с Представительством МИД России в городе Пскове, с Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Псковской области.
4.Государственная услуга по истребованию документов о регистрации актов гражданского состояния (далее - документов) предоставляется в соответствии с:
Законом СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу";
Налоговым кодексом Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ;
Федеральным законом от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния";
Приказом Минюста России от 24 декабря 2007 года N 249 "Об утверждении Методических рекомендаций об организации работы по исполнению международных обязательств Российской Федерации в сфере правовой помощи";
Приказом Минюста России от 25 декабря 2008 года N 20086/311 "Об утверждении Административного регламента представления государственной услуги по истребованию личных документов";
Положением о Главном государственном управлении юстиции Псковской области, утвержденным постановлением Администрации Псковской области от 17.08.2009 N 308.
5.Конечным результатом предоставления государственной услуги является направление или выдача заявителю истребованного документа или информации об отсутствии запрашиваемых сведений.
6.Получателями государственной услуги являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых истребуются документы; иные лица в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" право на получение повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния; а также лица, обладающие правом на получение таких сведений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации (далее - заявители).
II.Требования к порядку предоставления государственной услуги
Порядок информирования о правилах предоставления
государственной услуги
7.Информация об Управлении юстиции, управлениях ЗАГС и областном архиве ЗАГС с указанием адресов и контактных телефонов (приложение N 1) размещается на информационных стендах в помещениях управлений ЗАГС.
8.Информация по вопросам предоставления государственной услуги может быть предоставлена заявителям:
по телефону;
по письменному обращению;
при личном обращении граждан.
9.По телефону сотрудники Управления юстиции и управлений ЗАГС предоставляют исчерпывающую информацию по вопросам заявителей относительно предоставления государственной услуги.
10.На письменные обращения по вопросам предоставления государственной услуги ответ направляется в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения по почте в адрес заявителя.
11.Прием граждан осуществляется сотрудниками управлений ЗАГС.
12.На информационных стендах в помещениях управлений ЗАГС, где осуществляется прием граждан, размещается информация о предоставлении государственной услуги, в том числе о порядке предоставления государственной услуги, перечне необходимых документов, а также о размерах государственной пошлины.
Сроки предоставления государственной услуги
13.Срок предоставления государственной услуги при истребовании документов с территории иностранных государств определяется сроками исполнения истребуемых документов компетентными органами иностранных государств и временем, необходимым для пересылки документов почтовыми отправлениями.
14.Срок предоставления государственной услуги при истребовании документов компетентными органами иностранных государств из управлений ЗАГС и областного архива ЗАГС не должен превышать 1 месяца со дня получения Управлением юстиции запроса об истребовании документа.
При возникновении обстоятельств, препятствующих исполнению запроса, Управление юстиции письменно уведомляет об этом Консульский департамент МИД России, Управление Минюста России по Псковской области или запрашивающий орган иностранного государства с указанием причин неисполнения и способов их устранения.
15.Должностное лицо Управления юстиции направляет запрос об истребовании документа с территории иностранных государств в Консульский департамент МИД России, в Управление Минюста России по Псковской области или в компетентный орган иностранного государства почтовым отправлением в течение 7 рабочих дней после получения из управления ЗАГС всех надлежащим образом оформленных документов.
16.Должностное лицо Управления юстиции направляет в управление ЗАГС почтовым отправлением истребованные документы или сообщение об отсутствии запрашиваемых сведений в течение 7 рабочих дней после получения ответов из Консульского департамента МИД России, Управления Минюста России по Псковской области или компетентных органов иностранных государств.
17.Должностное лицо Управления юстиции направляет в управление ЗАГС или областной архив ЗАГС почтовым отправлением запрос об истребовании документа в течение 7 рабочих дней после получения запроса из Консульского департамента МИД России, Управления Минюста России по Псковской области или компетентного органа иностранного государства.
18.Сотрудники управлений ЗАГС подготавливают и направляют запрос об истребовании документа в Управление юстиции почтовым отправлением в течение 7 рабочих дней после получения от заявителя всех надлежащим образом оформленных документов.
19.Сотрудники управлений ЗАГС передают при личной явке заявителю истребованные документы или сообщение об отсутствии запрашиваемых сведений после получения ответов из Управления юстиции.
20.Сотрудники управлений ЗАГС, областного архива ЗАГС в течение 7 рабочих дней после получения запроса компетентного органа иностранного государства об истребовании документа подготавливают истребуемый документ или сообщение об отсутствии запрашиваемых сведений и направляют ответ в Управление юстиции почтовым отправлением.
21.При поступлении с территории иностранного государства запроса об истребовании документа с проставленным апостилем без квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля Управление юстиции направляет заявителю сведения о размере государственной пошлины и реквизиты платежного поручения.
Если заявитель в течение трех месяцев со дня направления ему соответствующих реквизитов не представляет Управлению юстиции платежное поручение, запрашиваемые документы оформляются и высылаются без проставления апостиля.
22.Прием посетителей в управлениях ЗАГС ведется в порядке общей очереди. Время ожидания в очереди определяется количеством заявителей и должностных лиц, осуществляющих прием по вопросам предоставления государственной услуги.
Отказ в приеме документов
23.Основанием для отказа в приеме документов является неправильное оформление анкет (имеются зачеркивания, неразборчив почерк, нет необходимых данных об истребуемом документе), а также отсутствие платежного документа об оплате государственной пошлины.
24.Руководитель управления ЗАГС сообщает заявителю устно об отказе в приеме документов, а по его требованию выдает письменный отказ в приеме документов.
Отказ в предоставлении государственной услуги
25.Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является отсутствие полномочий управления ЗАГС на истребование данного документа.
26.Руководитель управления ЗАГС сообщает заявителю устно об отказе в предоставлении государственной услуги, а по его требованию выдается письменный отказ в предоставлении государственной услуги.
Требования к местам предоставления государственной услуги
27.Местами для предоставления государственной услуги являются помещения управлений ЗАГС. Вход в помещение оборудуется соответствующим указателем.
Внутри помещений на информационных стендах размещается текстовая информация о порядке предоставления государственной услуги, необходимых документах и образцах их заполнения, а также об уплате государственной пошлины. Помещения должны быть оборудованы в соответствии с санитарными правилами и нормами.
Перечень документов, необходимых для получения
государственной услуги
28.Для истребования документов с территории иностранного государства заявитель представляет в управление ЗАГС следующие документы:
а) заявление (приложение N 2); оно может быть заполнено при помощи средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета; не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и с помощью корректирующих средств;
б) 2 экземпляра анкеты:
- для стран "дальнего зарубежья" и Литовской Республики (приложение N 3);
- для Эстонской Республики (приложение N 4);
- для Латвийской Республики и государств-членов Содружества Независимых Государств (далее - СНГ) (приложение N 5);
анкета заполняется гражданами в двух экземплярах на каждый документ отдельно и подписывается ими; анкета заполняется при помощи средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета; не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и с помощью корректирующих средств; адреса места жительства и органа регистрации актов гражданского состояния (РАГС) указываются полностью, включая почтовый индекс; все графы заполняются как можно более точной информацией, особенно наименование органа РАГС; в графе "дополнительные сведения" приводится уточняющая информация (например, если неизвестен орган РАГС, зарегистрировавший рождение ребенка, указывается место жительства родителей на момент регистрации); второй экземпляр анкеты с пометкой "подлежит возврату" в правом верхнем углу используется для определения адресата и вместе с документом возвращается в орган, инициировавший запрос; к анкете прилагаются все имеющиеся материалы, в которых содержатся дополнительные сведения об истребуемом документе;
в) квитанцию об оплате государственной пошлины.
Порядок оплаты предоставления государственной услуги
29.За истребование документов уплачивается государственная пошлина в соответствии с главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ.
30.Информация о размерах государственной пошлины размещается на информационных стендах в помещениях управлений ЗАГС.
III.Административные процедуры
Описание последовательности действий
при предоставлении государственной услуги по истребованию
документов с территории иностранного государства
31.Основанием для предоставления государственной услуги по истребованию документов с территории иностранного государства является личное обращение заявителя в управление ЗАГС с одновременным представлением всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента.
32.Предоставление государственной услуги по истребованию документов с территории иностранного государства включает в себя следующие административные процедуры:
прием документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента;
проверка представленных документов на предмет их соответствия требованиям, установленным в пункте 28 Административного регламента;
регистрация сотрудником управления ЗАГС заявления об истребовании документа;
подготовка запроса управления ЗАГС об истребовании документа;
направление запроса в Управление юстиции;
проверка должностным лицом Управления юстиции представленных документов;
подготовка должностным лицом Управления юстиции сопроводительного письма;
направление документов в Консульский департамент МИД России, Управление Минюста России по Псковской области или компетентный орган иностранного государства;
получение и регистрация в Управлении юстиции ответа компетентного органа иностранного государства, истребуемого документа или информации о его исполнении (неисполнении);
направление документа или информации, касающейся документа, в управление ЗАГС, откуда поступил запрос;
информирование заявителя о выполнении запроса;
выдача заявителю документа или информации, касающейся документа.
Блок-схема административных процедур представлена в приложении N 7 к настоящему Административному регламенту.
33.Прием документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента, производится управлением ЗАГС по месту жительства заявителя и составляет не более 3 минут.
34.Проверка представленных документов на предмет их соответствия требованиям, установленным в пункте 28 Административного регламента, не должна превышать 20 минут.
35.В случае несоответствия представленных документов пункту 28 Административного регламента сотрудник управления ЗАГС сообщает во время приема заявителю об отказе в приеме документов. По требованию заявителя, которому отказано в приеме документов, руководитель управления ЗАГС обязан сообщить ему причины отказа в письменной форме в день обращения.
36.В случае отсутствия полномочий управления ЗАГС на истребование данного документа сотрудник управления ЗАГС сообщает во время приема заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги. По требованию заявителя, которому отказано в предоставлении государственной услуги, руководитель управления ЗАГС обязан сообщить ему причины отказа в письменной форме в день обращения.
37.Регистрация сотрудником управления ЗАГС заявления об истребовании документа производится в журнале регистрации входящих документов и не должна превышать 3 минут. Заявления и квитанции об уплате государственной пошлины подшиваются в отдельное дело.
38.Подготовка запроса управления ЗАГС об истребовании документа. При правильном оформлении документов, предусмотренных пунктом 28 Административного регламента, сотрудник управления ЗАГС готовит для направления в соответствующий компетентный орган иностранного государства запрос об истребовании документа (приложение N 6). Максимальный срок подготовки одного запроса составляет 30 минут.
Запрос в течение 7 рабочих дней с момента регистрации заявления об истребовании документа направляется в Управление юстиции с приложением:
а) анкет по истребованию документов, заполненных и подписанных правомочным заявителем;
б) обращений органов опеки и попечительства, воспитательных и других учреждений, в которых находятся дети, оставшиеся без попечения родителей;
в) обращений других компетентных органов;
в) копии квитанции об оплате государственной пошлины, заверенной начальником управления ЗАГС.
39.Проверка должностным лицом Управления юстиции запроса и представленных документов на предмет их соответствия требованиям, установленным в пункте 28 Административного регламента, не должна превышать 10 минут.
40.Подготовка должностным лицом Управления юстиции сопроводительного письма не должна превышать 30 минут.
41.Управлением юстиции запрос направляется:
- в Консульский департамент МИД России или в Управление Минюста России по Псковской области в зависимости от условий соответствующего международного договора;
- в органы регистрации актов гражданского состояния иностранного государства, наделенные правом непосредственного сношения (если это предусмотрено соответствующим международным договором).
42.При получении Управлением юстиции истребованного документа о регистрации акта гражданского состояния или информации, касающейся соответствующего документа, из компетентного органа иностранного государства, Консульского департамента МИД России или Управления Минюста России по Псковской области он регистрируется в день получения и передается должностному лицу в течение 1 рабочего дня со дня регистрации.
Должностное лицо Управления юстиции проверяет полноту исполнения запроса и делает отметку об исполнении запроса на втором экземпляре сопроводительного письма, подшитом в соответствующем деле.
В случае если запрос исполнен не в полном объеме, должностное лицо готовит соответствующее обращение в компетентный орган.
43.Истребованный документ, сообщение компетентного органа иностранного государства об отсутствии сведений о регистрации акта гражданского состояния или о необходимости предоставления дополнительных сведений для истребования документа направляются почтовым отправлением в запрашивающее управление ЗАГС или в управление ЗАГС, указанное в анкете заявителя, в течение 7 рабочих дней с момента регистрации.
44.При получении от заявителя необходимых дополнительных сведений информация направляется в орган иностранного государства для возобновления процедуры истребования документа.
45.С получением документа о регистрации акта гражданского состояния или информации, касающейся документа, соответствующее управление ЗАГС уведомляет об этом заявителя.
Описание последовательности действий
при предоставлении государственной услуги по истребованию
документов о регистрации актов гражданского состояния
компетентными органами иностранных государств
из управлений ЗАГС и областного архива ЗАГС
46.Основанием для предоставления государственной услуги является поступление с территории иностранного государства запроса об истребовании документа о регистрации акта гражданского состояния.
47.В Управление юстиции запрос поступает из:
- Консульского департамента МИД России или Управления Минюста России по Псковской области в зависимости от условий соответствующего международного договора;
- компетентных органов иностранного государства, наделенных правом непосредственного сношения (если это предусмотрено соответствующим международным договором).
48.Предоставление государственной услуги по истребованию документов компетентными органами иностранных государств из управлений ЗАГС и областного архива ЗАГС включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация запроса в управлении юстиции и передача должностному лицу для проверки полномочий запрашивающего органа на истребование документа, правильности оформления документов и определения исполнителя запроса;
направление запроса на исполнение в соответствующее управление ЗАГС или областной архив ЗАГС;
получение и регистрация запроса в управлении ЗАГС или областном архиве ЗАГС;
исполнение запроса в управлении ЗАГС или областном архиве ЗАГС и направление истребованного документа в Управление юстиции;
проверка полноты исполнения запроса должностным лицом Управления юстиции и направление истребованного документа в Консульский департамент МИД России или Управление Минюста России по Псковской области или запрашивающий орган иностранного государства, информирование заявителя о выполнении запроса.
49.Поступивший в Управление юстиции запрос об истребовании документа регистрируется и передается на исполнение должностному лицу в течение 1 рабочего дня.
50.Должностное лицо проверяет правильность оформления документов на предмет их соответствия требованиям, установленным законодательством Российской Федерации и соответствующим международным договором, и определяет орган ЗАГС, в который необходимо направить запрос на исполнение. Максимальный срок проверки документов составляет 30 минут.
51.Запрос направляется на исполнение в соответствующее управление ЗАГС или областной архив ЗАГС в течение 7 рабочих дней с момента регистрации документа.
52.Поступивший в управление ЗАГС или областной архив ЗАГС запрос об истребовании документа регистрируется и передается на исполнение сотруднику в течение 1 рабочего дня.
53.Сотрудники управления ЗАГС или областного архива ЗАГС в течение 7 рабочих дней после получения запроса компетентного органа иностранного государства об истребовании документа подготавливают истребуемый документ или сообщение об отсутствии запрашиваемых сведений и направляют ответ в Управление юстиции почтовым отправлением.
54.Поступивший из соответствующего органа ЗАГС ответ на запрос по истребованию документа регистрируется в Управлении юстиции и передается в течение 1 рабочего дня должностному лицу на исполнение.
55.Должностное лицо Управления юстиции проверяет полноту исполнения запроса, готовит сопроводительное письмо и направляет в Консульский департамент МИД России или Управление Минюста России по Псковской области или запрашивающий орган иностранного государства истребованный документ, сообщение об отсутствии запрашиваемых сведений или о необходимости предоставления дополнительных сведений для истребования документа в течение 7 рабочих дней после получения ответа из соответствующего органа ЗАГС.
56.При наличии полного почтового адреса заявителя он также уведомляется о направлении документа о регистрации акта гражданского состояния или информации, касающейся такого документа.
Блок-схемы исполнения государственной функции
57.Блок-схемы последовательности действий по предоставлению государственной услуги представлены в приложениях NN 7, 8 к Административному регламенту.
IV.Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги
58.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, принятием решений ответственными сотрудниками управлений ЗАГС и областного архива ЗАГС осуществляется Главным государственным управлением юстиции Псковской области.
59.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения ответственными сотрудниками управлений ЗАГС и областного архива ЗАГС положений Административного регламента.
60.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
61.Порядок и периодичность осуществления плановых проверок качества предоставления государственной услуги устанавливается Главным государственным управлением юстиции Псковской области. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
62.Проверки осуществляются на основании плана проверок управлений ЗАГС и областного архива ЗАГС.
Для проведения проверки формируется комиссия, в состав которой включаются государственные служащие Главного государственного управления юстиции Псковской области.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
63.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений соблюдения положений Административного регламента виновные сотрудники несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) сотрудника управления ЗАГС при предоставлении государственной услуги
64.Заявитель (его представитель) вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, к руководителю управления ЗАГС или областного архива ЗАГС, в Главное государственное управление юстиции Псковской области или в судебные органы (далее - обращение).
65.Заявитель (его представитель) вправе обратиться с жалобой в устной или письменной форме.
66.Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает следующую информацию:
- наименование государственного органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего сотрудника, либо должность соответствующего лица;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, подающего жалобу;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- суть жалобы;
- личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.
67.Обращение подлежит обязательной регистрации в день поступления в Главное государственное управление юстиции Псковской области и должно быть рассмотрено в течение 30 дней со дня его регистрации. Срок рассмотрения указанного обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается лицу, подавшему это обращение, в письменной форме с указанием причин продления.
68.В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
69.Главное государственное управление юстиции Псковской области при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу сотрудника, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
70.В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
71.В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, сотрудник вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Главное государственное управление юстиции Псковской области или одному и тому же сотруднику. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
72.Ответ на обращение направляется заявителю (его представителю) по почтовому адресу, указанному в обращении, в пределах сроков, указанных в пункте 66 Административного регламента.
73.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то начальником Главного государственного управления юстиции Псковской области принимается решение об устранении недостатков, выявленных по результатам рассмотрения жалобы, и о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации сотрудника, ответственного за действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции.
74.Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) сотрудника, а также принимаемые им решения при исполнении государственной функции в суд общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства в течение трех месяцев со дня, когда заявителю стало известно о нарушении его прав и свобод.